26일 찾아간 동대문구 기록관에는 크고 작은 문서 4만여종이 빼곡히 들어차 있었다. 구청 지하 1층에 자리한 기록관은 꼭 10년째를 맞았다. 유덕열 구청장이 민선2기 때(2000년 10월) 청사를 옮기면서 기록관을 만들었다. 당시만 해도 건물이 호화롭다는 비난까지 감수해야 했다.

유 구청장은 “아무리 인터넷시대라고는 하지만 앞을 내다보고 역사로 남겨야 할 것들도 많은 터라 기록관을 만들었다.”고 말했다.

기록관(276.7㎡)에는 실제 크기의 각종 설계도면과 사진, 각종 인허가 서류 등이 가지런히 보관돼 있다. 보존·관리 상태는 웬만한 도서관보다 낫다. 모든 문서에 일련번호를 달아 원하는 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 했다. 기록관을 전담 관리하는 왕영훈 주무관은 “계절과 날씨에 영향받지 않고 일정한 온도와 습도를 유지하도록 설계됐다.”면서 “화재 위험에도 종이와 나무에 손상이 가지 않게끔 가스 분사장치를 달았다.”고 덧붙였다. 오후 2시 22분 기록관 출입문 왼쪽에 달린 온도 자동조절기엔 22.8℃가 표시돼 있었다.

기록물 분량은 문서 532만 9438쪽, 도면 40만 1226쪽 등 573만 664쪽이나 된다. 건축물 관련 문서가 1만 7244권으로 가장 많다. 주택 관련 문서가 4592권, 교통행정 관련 문서가 3506권으로 다음을 차지한다. 나중에라도 혹시 분쟁을 불러일으켰을 때 참고할 수 있는 귀중한 자료들이다.

구는 체계적인 기록물 관리를 위해 지난해 5월 기록관리학과를 졸업한 뒤 박사과정을 밟고 있는 왕씨를 특별 공개채용했다. 왕씨는 “행정업무 효율성과 역사적으로 보존할 필요가 있는지를 따지는 ‘가치평가’를 꼼꼼히 거쳐 반영구 보존물과 10~30년 보존물, 10년 이하 보존물로 나눈다.”고 설명했다. 기록물 존폐 여부는 담당부서에서 어떤 목록을 보관·폐기할지 1차 심사한 뒤 왕씨와 같은 전문위원의 검토와 외부 전문가 2명과 내부 공무원 3명이 참여하는 평가심의위원회를 거쳐 최종 결정한다. 보존할 가치가 없거나 연한이 지난 문서는 1년에 한두번 현장에서 엄격한 감시 아래 파쇄한다. 구는 다음달 말 30여t을 폐기할 계획이다.

기록관 바로 옆에 마련한 문서고엔 곧 폐기할 것들이 쌓여 있다. 박희수 부구청장은 “공공 기록물은 공무원 업무수행에 꼭 필요할 뿐만 아니라 역사적으로도 중요한 가치를 지닌다.”면서 “체계적인 기록물 관리의 중요성을 직원들에게 널리 알리기 위해 다음달 5일 서울대 교수를 초청해 강연도 한다.”고 덧붙였다.

구는 지난해 시내 기초자치단체 최초로 중요기록물 전산자료(DB)화 사업을 마무리했다. 경기 포천·동두천시와 인천시 중구 등 22개 국내 자치단체 관계자들이 다녀갔다. 지난 22일엔 페터 블룸 독일 하이델베르크시 기록보존소장과 케빈 화이트 미국 오클라호마대학교 교수, 앤 질리앤드 로스앤젤레스 캘리포니아주립대(UCLA) 교수, 독일 머크제약, 홍콩 HSBC은행, 프랑스 유리·건축자재 업체인 생고뱅, 일본 아이이치 재단의 기록보존소 간부들이 방문했다. 이들은 한국외대 주최 기록물 관리 국제콘퍼런스에 참석했다가 이곳 방문을 추천받았다. 기록관을 둘러본 블룸 소장은 “별로 기대하지 않았는데 지방 기관의 노력에 적잖이 놀랐다.”고 말했다.

글 사진 송한수기자 onekor@seoul.co.kr