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기록물마다 정보 태그 붙여 관리… 미래의 역사를 만들어가는 용산

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[현장 행정] 스마트기록관 찾은 성장현 구청장

행정박물 등 7종 1만 7600여개 정리
자치단체 첫 ‘기록물관리시스템’ 갖춰
“모든 사업 백서 만들어 노하우 후대에”

성장현 서울 용산구청장이 지난 22일 스마트기록관에서 기록물출입관리시스템을 이용한 검색 방법에 대한 설명을 듣고 있다.
용산구 제공

“우리가 하는 일 모두 언젠가는 역사가 됩니다. 조선왕조실록이 유네스코 세계기록유산이 된 것처럼 용산구의 공공기록물을 철저히 관리하겠습니다.”

서울 용산구는 전국 자치단체 최초로 기록물출입관리시스템을 갖춘 스마트기록관을 구청사에 조성했다고 27일 밝혔다. 기록물 하나하나에 정보를 담은 태그가 부착돼 도난을 방지한다. 말 그대로 ‘스마트’한 시스템을 총망라했다. 공공기록물 관리법에 따라 다른 지자체에도 문서고가 있지만 스마트기록관은 최신식 시스템을 모두 갖췄다. 기록물을 담은 선반이 전자동으로 움직이는 모빌렉, 보안관리시스템, 항온항습기 등을 마련해 기록물 관리와 보존, 검색에 최적화한 공간이다. 입구에는 업무협약서, 상장, 상패, 방명록 등 주요 행정박물과 간행물을 볼 수 있는 소규모 전시공간도 마련했다.

성장현 용산구청장은 지난 22일 스마트기록관을 찾아 기록물 검색 기능을 갖춘 단말을 이용해 곳곳을 점검했다. 가장 안쪽에는 감사 및 인사 정보가, 가장 바깥쪽에는 언론 보도 자료가 자리해 있다. 성 구청장이 1998년 6월 기사 스크랩북을 펼치자 민선 2기 구청장으로 새로 취임한 성 구청장 기사가 나왔다.

용산구는 올해 초부터 대통령기록관, 문화재청, 병무청 등에서 기록물 관리에 관한 방법을 배웠다. 지난 10월부터 기존의 문서고를 스마트기록관으로 바꾸는 공사를 진행했다. 각 부서에서 보관 중인 일반 기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물을 스마트기록관으로 옮겼다. 현재까지 물량은 7종 1만 7600여개에 달한다. 전동 모빌렉으로 공간을 최대로 활용할 수 있어 여유 공간이 30% 정도 남아 있다.

앞서 구는 2012년 재산 목록을 정리해 ‘용산구 재산 현황’ 책자를 만들었다. 그 과정에서 시가 369억원 상당의 재산을 새롭게 찾아내기도 했다. 스마트기록관 이후에는 근현대사박물관이 기다리고 있다. 내년 말 한강로동에 준공하는 근현대사박물관은 공공기록물과 용산의 생활, 문화, 역사를 시민들이 체험할 수 있는 공간이 될 것이다. 현재 2400점의 유물을 수집했다.

기록물 생산에도 박차를 가한다. 올해만 해도 2020년 용산구 통합사례관리 우수사례집 ‘우리들의 희망이야기’, 구청장 연설문집 ‘더불어 잘사는 용산’, 코로나19 백서 ‘K방역의 중심 용산구, 코로나19 300일의 성찰’, 용산기지 역사 3부작의 세 번째 ‘6·25전쟁과 용산기지’를 발간한다. 성 구청장은 “직원들에게 기록물 관리와 생산의 중요성을 수시로 강조해 왔다”며 “가능한 모든 분야에서 백서를 만들고 사업 노하우를 후배 직원들에게 전수할 것”이라고 말했다.

이민영 기자 min@seoul.co.kr
2020-12-28 11면
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자료 제공 : 정책브리핑 korea.kr